Atti amministrativi

Qui di seguito uno stralcio del regolamento interno riguardante l'accesso agli atti amministrativi

Diritto di accesso ai documenti amministrativi

  1. L’accesso ai documenti amministrativi è riconosciuto a chiunque abbia un interesse diretto, concreto ed attuale per la tutela di situazioni giuridicamente rilevanti.
  2. Il diritto di accesso si esercita con riferimento agli atti del procedimento ed ai documenti ad essi correlati, siano essi formati dell’Ipab oppure formati da altri soggetti, pubblici e privati, e da essa detenuti in forma stabile ai fini dell’attività amministrativa.
  3. Il diritto di accesso s’intende realizzato attraverso la pubblicazione, il deposito o altra forma di pubblicità degli atti e dei documenti richiesti dal soggetto interessato e legittimato. Esso può aversi anche mediante strumenti informatici, elettronici e telematici.
  4. Il diritto di accesso si esercita, di norma, a procedimento concluso, nei confronti dell’autorità che è competente a formare l’atto conclusivo e a detenerlo stabilmente.
  5. L’accesso è consentito ai soggetti titolari di interessi differenziati, giuridicamente rilevanti ai fini della tutela degli interessi medesimi, nonché alle Associazioni, ai Comitati  e agli organismi collettivi che tutelano interessi diffusi di cui sono portatori.

Forme d’accesso

  1. Il diritto di accesso si esercita in via informale mediante richiesta motivata, anche verbale, al servizio competente a formare l’atto conclusivo del procedimento o a detenerlo stabilmente ovvero alla Direzione Generale dell’Ipab.
  2. La richiesta di accesso informale è esaminata immediatamente e senza formalità e, qualora non sussistono motivi di impedimento, è accolta mediante indicazione della pubblicazione contenente le notizie, esibizione del documento, estrazione di copie, ovvero con altre modalità idonee.
  3. Qualora non si possibile l’accoglimento immediato della richiesta in via informale, ovvero sorgano dubbi sulla legittimazione del richieste, sulla sua identità, dei suoi poteri rappresentativi, sulla sussistenza dell’interesse alla stregua della informazioni e delle documentazioni fornite, sull’accessibilità del documento o si riscontri l’esistenza di contro interessati, il richiedente è invitato a presentare contestualmente istanza formale.

Procedimento di accesso

  1. Il diritto di accesso si esercita in via formale con motivata richiesta scritta indirizzata alla Direzione Generale e per conoscenza al responsabile del servizio competente o al responsabile a cui compete l’adozione dell’atto conclusivo se trattasi di atti infraprocedimentali, utilizzando appositi moduli predisposti dall’Ipab, nei quali l’interessato deve indicare:

-        Gli elementi che ne consentano l’individuazione e la legittimazione;

-        La motivazione della richiesta, con eventuale specificazione dell’interesse connesso;

-        L’utilizzo che intende fare dei dati acquisiti con i documenti richiesti;

  1. Se l’Ente individua soggetti controinteressati, è tenuto a dare comunicazione agli stessi, mediante invio copia della richiesta di accesso con raccomandata con avviso di ricevimento o per via telematica, per coloro che abbiano consentito tale forma di comunicazione . Entro 10 giorni dalla ricezione della comunicazione testé citata, i controinteressati possono presentare una motivata opposizione, anche per via telematica, alla richiesta di accesso. Decorso il termine di 10 giorni, l’Ente provvede alla richiesta, accertata la ricezione della comunicazione  ai controinteressati.
  2. Per soggetto controinteressato si intende il soggetto che, individuato o facilmente individuabile in base alla natura del documento richiesto, vedrebbe compromesso il proprio diritto alla riservatezza dall’esercizio dell’accesso agli atti.

Accoglimento della richiesta

  1. Il procedimento di accesso deve concludersi nel termine di 30 giorni decorrenti dalla presentazione dell’istanza formale all’ufficio competente o dalla ricezione di cui ai successivi comuni.
  2. Ove la richiesta sia stata presentata ad altra amministrazione o ad altro ufficio non competente, questi sono tenuti a trasmetterla immediatamente all’ufficio competente e, contestualmente informarne l’interessato.
  3. Nel caso di irregolare o incompleta formulazione della richiesta, l’Ipab entro 10 giorni deve darne comunicazione al richiedente con mezzo idoneo.
  4. Il responsabile del procedimento di accesso, che è il dirigente o il funzionario preposto all’unità organizzativa o altro dipendente addetto all’unità competente a formare o detenere stabilmente il documento (Direzione Generale), trasmette all’interessato l’atto di accoglimento della richiesta con l’indicazione della sede, dell’ufficio e del periodo di tempo entro il quale può prendere visione dei documenti ed ottenerne copia. Tale termine è determinato dalle esigenze di servizio e, comunque non può essere inferiore a 15 giorni.
  5. Nel caso venga richiesta una copia autentica conforme all’originale, si applicheranno le disposizioni vigenti in materia di bollo.
  6. L’esame dei documenti avviene nelle ore d’ufficio, alla presenza, ove necessario, di personale addetto da parte del richiedente o da persona da questi incaricata di cui vanno specificate le generalità da registrare in calce alla richiesta.
  7. È possibile prendere appunti e trascrivere in tutto o in parte i documenti presi in visione.
  8. È vietato invece alterare con segni od in qualsiasi altro modo i documenti presi in visione od asportarli in altro luogo.
  9. È fatta salva l’applicazione delle norme penali.

Modalità di esercizio

  1. Il diritto di accesso si esercita mediante visione ed estrazione di copia dei documenti richiesti nonché degli altri documenti negli stessi richiamati ed appartenenti ai medesimi procedimenti, fatte salve le eccezioni di legge e di regolamenti.
  2. L’Ipab favorisce altresì l’esercizio del diritto di accesso attraverso strumenti telematici ed informatici, trasmettendo i documenti con modalità che non consentano la modifica e/o alterarli.
  3. L’accesso si esercita sugli atti nello stato in cui si trovano. Non è consentita la richiesta volta ad estrapolare singoli dati da più documenti ovvero ottenere documenti nuovi tramite apposita elaborazione.

Documenti esclusi dall’accesso. Diniego dell’accesso

  1. Il diritto di accesso è escluso nei casi previsti all’art. 24 della L.241/1990 e successive modificazioni. In particolare, al fine di salvaguardare la riservatezza di terzi, persone, gruppi di imprese, sono sottratte all’accesso le seguenti categorie di documenti amministrativi:
    1. rapporti informativi sul personale dipendente dell’Ipab, limitatamente ai giudizi relativi alla personalità del dipendente;
    2. documenti personali comunque attinenti alle selezioni psico-attitudinali;
    3. accertamenti medico-legali e relativa documentazione;
    4. documenti relativi alla salute delle persone ovvero concernenti le condizioni psico-fisiche delle medesime;
    5. documenti caratteristici, matricolari e quelli concernenti situazioni private del dipendente;
    6. documenti attinenti a procedimenti penali e disciplinari, nella parte relativa all’attività istruttoria, in pendenza del procedimento;
    7. documenti attinenti ad inchieste ispettive sommarie e formali;
    8. documenti attinenti ai provvedimenti di dispensa dal servizio;
    9. documenti relativi alla corrispondenza epistolare di privati, all’attività professionale, commerciale e industriale, nonché alla situazione finanziaria economica e patrimoniale di persone, gruppi ed imprese comunque utilizzati ai fini dell’attività amministrativa;
    10. rapporti alla Procura Generale e alla Procura Regionale della Corte dei Conti e richieste o relazioni di dette Procure ove siano nominativamente individuati soggetti per i quali si appalesa la sussistenza di responsabilità amministrative, contabili e penali;
    11. atti di promovimento di azioni di responsabilità di fronte alla Procura Generale e alla Procura Generale della Corte dei Conti nonché alle competenti autorità giudiziaria;
    12. pareri legali e consulenze richieste dall’Ipab, fino a che non si sia conclusa e non sia stata archiviata la relativa pratica;
    13. altri documenti concernenti dati sensibili ai sensi del D. Lgs.196/2003;
  1. è comunque garantita agli interessati la visione dei documenti di cui alle lettere precedenti, la cui conoscenza sia necessaria per curare o difendere loro interessi giuridici e nella misura strettamente indispensabile.
  2. L’Ipab, ove ritenga di rispondere negativamente all’istanza di accesso, ne dà preventiva comunicazione scritta al richiedente, ai sensi dell’art. 10 bis della legge 241/1990 e s.m.i., che entro10 giorni può presentare osservazioni scritte e documenti. Il termine di 30 giorni di cui al successivo comma decorre dalla data di ricezione delle osservazioni ovvero alla scadenza dei 10 giorni.
  3. La richiesta si intende rifiutata nel caso di silenzio dell’Ipab protrattosi oltre 30 giorni del termine di cui al comma precedente.

Inaccessibilità dei registri riservati

  1. È escluso l’accesso al protocollo degli atti riservati ed ai registri riservati per legge.
  2. L’accesso ai documenti di cui al comma 1 potrà essere ammesso solo per comprovati motivi di studio o di ricerca storica o statistica e non deve in ogni caso ostacolare l’attività degli uffici o dei servizi.

Differimento e limitazioni all’accesso

  1. l’Ipab si riserva la facoltà di differire l’accesso ad alcune categorie di documenti allorquando la conoscenza di essi possa impedire o gravemente ostacolare lo svolgimento dell’azione amministrativa. Nell’atto che dispone il differimento è indicata la motivazione e la durata.
  2. Se il documento ha solamente in parte carattere riservato, l’interessato ha diritto di ottenere un estratto che ometta la parte riservata. Peri documenti contenenti esposti, denunce o segnalazioni, l’accesso può essere limitato al contenuto dell’atto previa mascheratura o spersonalizzazione delle generalità dell’autore dell’esposto e della denuncia.

Accesso richiesto dal legale

  1. Quando l’accesso sia richiesto dal un legale per lo svolgimento del proprio mandato difensivo nei confronti di imputati in procedimenti penali, il responsabile del procedimento, verificata la qualità del richiedente attraverso la esibizione del mandato, accoglie la domanda consentendo al legale sia la visione che l’estrazione di copia dei documenti.

Misure per la tutela della riservatezza

  1. L’Ipab adotta ogni misura utile a garantire la tutela dei dati personali contenuti nei documenti amministrativi gestiti nell’ambito dell’attività procedimentale.
  2. In relazione ai procedimenti di accesso agli atti, i responsabili di procedimento debbono tener conto della tutela dei dati personali presenti nei documenti richiesti, nel rispetto di quanto previsto dal D.Lgs. 196/2003.

Ritiro dei documenti

  1. Il ritiro della copia dei documenti e degli atti può essere effettuato da un incaricato indicato dall’interessato, le cui generalità sono riportate nella richiesta scritta di accesso.
  2. Trascorsi inutilmente 15 giorni dalla scadenza del termine per il ritiro della copia, la richiesta scritta è archiviata.

Tariffe per l’accesso

  1.  L’esame dei documenti è gratuito. Il rilascio di copia è subordinato al rimborso del costo di riproduzione.
  2. Il versamento a favore dell’Ipab delle somme di cui al comma 1 deve precedere l’atto del ritiro dei documenti.

Tutela giurisdizionale

  1. La decisione dell’esclusione, della limitazione e del differimento dell’accesso deve contenere le informazioni sugli strumenti di tutela giurisdizionale cui l’interessato ha diritto.
  2. In caso di ricorso al Tribunale Amministrativo Regionale, notificato all’Ipab, il Dirigente competente, accerta nel più breve tempo possibile i motivi per i quali la richiesta di accesso non sia stata accolta, sia stata limitata o sia stata differita.
  3. Sulla base dei risultati accertati, il Dirigente dispone l’ammissione all’accesso con conseguente deposito del provvedimento presso il Tribunale Amministrativo Regionale, oppure propone al Consiglio di Amministrazione la difesa in giudizio delle ragioni dell’Ipab.

 

Vicenza, 10 febbraio 2014

LA DIREZIONE

 

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